في الرسالة الإدارية المرفقية، يُقصد بالطابع هو عبارة عن بيان الجهة الإدارية مصدر الوثيقة. ويتكون الطابع من اسم الجهة الإدارية الرئيسية متبوعاً بالأحرف الأولى للمصلحة التي حررت المراسلة.
وتتمثل أهمية الطابع في الرسالة الإدارية المرفقية في الآتي:
- معرفة مدى سير العمل الإداري: حيث يوضح الطابع الجهة الإدارية التي أصدرتها الرسالة، مما يسهل على المرسل إليه معرفة الجهة التي يجب عليه مخاطبتها في حال وجود أي استفسارات أو ردود.
- مكان صدور الوثيقة: حيث يوضح الطابع مكان صدور الرسالة، مما يساعد على تحديد الدائرة الإدارية المختصة بنظرها.
- الاعتماد به في حساب بعض المدد لإجراء التظلمات: حيث يشترط في بعض التظلمات أن تكون مقدمة إلى الجهة الإدارية المختصة خلال فترة زمنية معينة، ويبدأ احتساب هذه الفترة من تاريخ صدور الرسالة، لذا فإن الطابع يلعب دورًا مهمًا في تحديد هذا التاريخ.
ولذلك يجب على كاتب الرسالة الإدارية المرفقية أن يحرص على كتابة الطابع بشكل صحيح ودقيق، مع التأكد من تضمين جميع البيانات المطلوبة فيه.
وفيما يلي مثال على الطابع في الرسالة الإدارية المرفقية:
جمهورية مصر العربية
وزارة التربية والتعليم
مديرية التربية والتعليم بالقاهرة
إدارة شؤون الطلبة والامتحانات
في هذا المثال، يوضح الطابع أن الرسالة صادرة من إدارة شؤون الطلبة والامتحانات بمديرية التربية والتعليم بالقاهرة، وهي إحدى الإدارات التابعة لوزارة التربية والتعليم.