مدخل البيانات بالتعريف هو (ذكر أم أنثى) المسؤول عن تزويد النظام الذي يعمل عليه بالبيانات التي لا يكون للنظام أي قيمة بدونها, والمقصود هنا بالنظام هو أي برنامج يعمل على سطح المكتب أو موقع (بغض النظر عن نوع الموقع) يعمل على الشبكة المحلية أو الشبكة العنكبوتية.د ومدخل البيانات قد ينتج أو يكتب أو يؤلف البيانات التي يدخلها إلى النظام أو يحصل عليها من جهة أخرى, وهذه الجهة الأخرى قد تكون أشخاص آخرين أو كتب أو مواقع على الشبكة العنكبوتية أو من أي مصدر آخر للبيانات.د والهدف من وظيفة مدخل البيانات هو نفسه في جميع الأنظمة بغض النظر عن نوع البيانات المدخلة, والهدف هو تغذية النظام بالمعلومات التي بدونها لن يعمل النظام,د وبالتالي تعتبر وظيفة مدخل البيانات من الوظائف الهامة جداً في عالم الأنظمة التي تعتمد على البيانات لتنفيذ عملها.
لذلك ومن هذا المنطلق يجب أخذ وظيفة مدخل البيانات بجدية وعدم اعتبار هذه الوظيفة ذات أولوية منخفضة, حيث أن مدخل البيانات يجب أن يتمتع بمجموعة من المواصفات التي تؤهله لأني يكون مدخل بيانات محترف.د وظيفة مدخل البيانات وظيفة مهمة جدا و لا يمكن التقليل منها ,, حتى ان الشركات الكبرى لا تقوم بتعيين مدخلي بيانات من غير خبرة ,, كما أن مرتباتهم مرتفعة جدا ,, لأن خطأ بسيط في ادخال البيانات يترتب عليه خسائر فادحة جدا ,, لذلك فان وظيفة مدخل البيانات مهمة جدا و لا يمكن أن نصف مدخل البيانات بالآلة الكاتبة