في هذه الحالة، يتم إرسال الأوراق إلى الإدارة حتى يتم مراجعتها واتخاذ الإجراءات اللازمة. قد يشمل ذلك التحقق من صحة الأوراق، أو استكمال أي معلومات أو مستندات ناقصة، أو اتخاذ قرار بشأن الطلب.
أما معنى "مخاطبة" في هذه الحالة، فهو يعني التواصل مع الإدارة لإبلاغها بالأوراق التي تم إرسالها إليها. قد يتم ذلك من خلال خطاب رسمي، أو من خلال اتصال هاتفي، أو من خلال زيارة شخصية.
في هذه الحالة، يبدو أن الأوراق التي تم إرسالها إلى الإدارة هي أوراق تتعلق بحالة شخص ما. قد تكون هذه الأوراق شهادات ميلاد، أو شهادات وفاة، أو شهادات الزواج، أو غيرها من الأوراق الرسمية.
بعد أن يتم مراجعة الأوراق من قبل الإدارة، سيتم إبلاغك بالنتيجة. إذا تمت الموافقة على الطلب، فسيتم إرسال الأوراق إليك. أما إذا تم رفض الطلب، فسيتم إخبارك بالأسباب.
في بعض الحالات، قد يتم إرسال الأوراق إلى الإدارة حتى يتم تحويلها إلى جهة أخرى. على سبيل المثال، قد يتم إرسال أوراق زواج إلى محكمة الأحوال الشخصية حتى يتم تسجيل الزواج رسميًا.
بشكل عام، يتم إرسال الأوراق إلى الإدارة في الحالات التي تتطلب اتخاذ إجراءات رسمية.