إذا كنت ترغب في كتابة بريد إلكتروني رسمي بطريقة احترافية، فعليك اتباع هذه الخطوات:
1. اختر عنوان بريد إلكتروني مناسب يعكس هويتك أو شركتك بشكل واضح ومهني.
2. اكتب عنوان الرسالة بشكل موجز ودقيق يوضح الغرض من البريد الإلكتروني ويجذب انتباه المستقبل.
3. ابدأ الرسالة بالتحية الرسمية المناسبة لجمهورك المستهدف، مثل: عزيزي، سيدي، سيدتي، أستاذ، دكتور، إلخ.
4. اشرح سبب مراسلتك للمستقبل في الفقرة الأولى، واستخدم لغة واضحة ومهذبة ومحترمة.
5. قدم المعلومات أو الطلبات أو الاقتراحات التي تود مناقشتها مع المستقبل في الفقرات التالية، واستخدم علامات الترقيم والفواصل والنقاط الفرعية لتنظيم نصك بشكل جيد.
6. اختم الرسالة بالشكر للمستقبل على وقته واهتمامه، وأعطه تعليمات واضحة عن كيفية التواصل معك أو ما تتوقع منه كخطوة تالية.
7. اختار التحية النهائية المناسبة لجمهورك المستهدف، مثل: تحياتي، مع خالص التقدير، مع فائق الاحترام، إلخ.
8. اكتب اسمك وصفتك أو منصبك أو شركتك في سطر جديد، وأضف أية معلومات اتصال إضافية إذا لزم الأمر.